Polityka prywatności

1. Dane Administratora Danych Osobowych

Uprzejmie informujemy, że administratorem Pana/Pani danych osobowych jest FLOW DAY DISTRIBUTION Kuba Chmielewski z siedzibą w Poznań, posiadający numer NIP: 972 127 54 82, zwany dalej „Administratorem”.

2. Inspektor Ochrony Danych

FLOW DAY DISTRIBUTION Kuba Chmielewski z siedzibą w Poznaniu nie posiada Inspektora Ochrony Danych.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza Pana/Pani dane osobowe — w następujących celach:

1. a) w celu zwarcia i wykonania umowy na świadczenie usług zgodnie z zakresem naszej działalności przetwarzamy następujące dane osobowe:
   • imię i nazwisko / nazwa firmy;
   • adres zamieszkania / siedziba firmy;
   • adres e-mail;
   *podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO[1], który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy;
2. b) w celu wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych, np.: wystawienia faktury oraz dokumentów księgowych, przetwarzamy następujące dane osobowe:
   • imię i nazwisko / nazwa firmy;
   • adres zamieszkania / siedziba firmy;
   • numer NIP;
   *podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora z obowiązków wynikających z prawa;
3. c) w celu rozpatrzenia reklamacji, przetwarzamy następujące dane osobowe:
   • imię i nazwisko / nazwa firmy;
   • adres zamieszkania / siedziba firmy;
   • adres e-mail;
   • numer rachunku bankowego, gdy zwrot należności ma nastąpić przelewem;
   *podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy;
4. d) w celu poinformowania Pana/Pani o czynnościach związanych z realizacją łączącej nas umowy, przetwarzamy następujące dane osobowe:
   • imię i nazwisko / nazwa firmy;
   • numer telefonu;
   • e-mail;
   *podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody;
5. e) w celu ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, przetwarzamy następujące dane osobowe:
   • imię i nazwisko / nazwa firmy;
   • adres zamieszkania / siedziba firmy;
   • adres e-mail;
   • numer NIP;
   *podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Administratora jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym klientów i osób trzecich);
6. f) w celu przechowywania pozostawionych bez odpowiedzi ofert, przetwarzamy następujące dane osobowe:
   • imię i nazwisko / nazwa firmy;
   • adres e-mail;
   *może się bowiem zdarzyć, że decyzję o zawarciu umowy podejmie Pan/Pani po pewnym czasie od otrzymania od nas oferty. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Administratora jest umożliwienie zawarcia umowy przez określony czas bez konieczności ponawiania oferty);
7. g) w celu archiwalnym i dowodowym, przetwarzamy następujące dane osobowe:
   • imię i nazwisko / nazwa firmy;
   • adres zamieszkania / siedziba firmy;
   *podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Administratora jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów związanych z realizacją umowy, np. gdy jakiś organ państwowy tego zażąda);
8. h) w celu marketingu bezpośredniego, przetwarzamy następujące dane osobowe:
   • imię i nazwisko/ nazwa firmy;
   • adres e-mail/ numer telefonu;
   *podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.
9. i) w celu administrowania stroną internetową przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
   • adres IP;
   • data i czas serwera;
   • informacje o przeglądarce internetowej;
   • informacje o systemie operacyjnym;
   *dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do Administratora. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Administratora jest administrowanie stroną internetową).

4. Cookies

1. Administrator na swojej stronie internetowej, podobnie jak inne podmioty, wykorzystuje tzw. cookies, czyli krótkie informacje tekstowe, zapisywane na komputerze, telefonie, tablecie, czy też innym urządzeniu użytkownika. Mogą być one odczytywane przez nasz system, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzystamy.
2. Cookies spełniają bardzo wiele funkcji na stronie internetowej, najczęściej przydatnych, które postaramy się opisać poniżej (jeżeli informacje są niewystarczające, prosimy o kontakt):

• zapewnianie bezpieczeństwa — pliki cookies są wykorzystywane w celu uwierzytelniania użytkowników;
• wpływ na procesy i wydajność korzystania ze strony internetowej — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby witryna sprawnie działała i aby można było korzystać z funkcji na niej dostępnych, co jest możliwe między innymi dzięki zapamiętywaniu ustawień pomiędzy kolejnymi odwiedzinami na stronie. Dzięki nim można zatem sprawnie poruszać się na stronie internetowej i poszczególnych podstronach;
• stan sesji — w plikach cookies często są zapisywane informacje o tym, jak odwiedzający korzystają ze strony internetowej, np. które podstrony najczęściej wyświetlają. Umożliwiają również identyfikację błędów wyświetlanych na niektórych podstronach. Pliki cookies służące do zapisywania tzw. „stanu sesji” pomagają zatem ulepszać usługi i zwiększać komfort przeglądania stron;
• utrzymanie stanu sesji — jeżeli klient loguje się do swojego panelu, to pliki cookies umożliwiają podtrzymanie sesji;
• tworzenie statystyk — pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby przeanalizować, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony internetowej (jak wielu otwiera stronę internetową, jak długo na niej pozostają, które treści wzbudzają największe zainteresowanie etc.). Dzięki temu można stale ulepszać stronę internetową i dostosowywać jej działanie do preferencji użytkowników. W celu śledzenia aktywności i tworzenia statystyk wykorzystujemy narzędzia Google’a, takie jak Google Analytics; oprócz raportowania statystyk użytkowania witryny pikselowy Google Analytics może również służyć, razem z niektórymi opisanymi powyżej plikami cookies, do pomocy w wyświetlaniu użytkownikowi bardziej trafnych treści w usługach Google (np. w wyszukiwarce Google) i w całej sieci.

3. Co ważne, wiele plików cookies ma dla nas charakter zanonimizowany — bez dodatkowych informacji, na ich podstawie nie jesteśmy w stanie zidentyfikować Pana/Pani tożsamości.
4. Pana/Pani przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza wykorzystywanie cookies w Pana/Pani urządzeniu, dlatego przy pierwszej wizycie prosimy o wyrażenie zgody na użycie cookies. Jeżeli jednak nie życzy Pan/Pani sobie wykorzystania cookies przy przeglądaniu strony internetowej, można zmienić ustawienia w przeglądarce internetowej — całkowicie blokować automatyczną obsługę plików cookies lub żądać powiadomienia o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu. Ustawienia można zmienić w dowolnej chwili.
5. Szanując autonomię wszystkich osób korzystających ze strony internetowej, czujemy się jednak w obowiązku uprzedzić, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować dość poważne trudności w korzystaniu ze strony internetowej, np. w postaci dłuższego okresu ładowania się strony.

5. Odbiorcy danych osobowych

1. Pani/ Pana dane możemy przekazywać:
2. a) naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby móc wykonywać nasze zobowiązania lub działania na Pani/ Pana rzecz
3. Jak większość przedsiębiorców, w swojej działalności korzystamy także z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby, przekazujemy Pana/Pani dane osobowe następującym odbiorcom:

• podmiotom świadczącym dla nas usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe lub pomoc prawną, podatkową, rachunkową;
• podmiotom świadczącym dla nas usługi marketingowe;
• podmiotom obsługującym nasz system informatyczny oraz teleinformatyczny;
• podwykonawcom świadczonych przez nas usług;
• podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze);
• podmiotom prowadzącym działalność kredytową (banki);
• podmiotom prowadzącym działalność ubezpieczeniową;
• podmiotom prowadzącym działalność pocztową, kurierską lub transportową – przewóz przesyłek towarowych lub usług spedycyjnych;
• agencjom/instytutom badawczym działającym na nasze zlecenie;
• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi dotyczące bezpieczeństwa osób i mienia;
• podmiotom nabywającymi wierzytelności.

3. Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Pana/Pani dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy z należytą starannością, aby nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.

6. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Pana/Pani dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

7. Okres przetwarzania danych osobowych

1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Pana/Pani dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
2. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:

• trwania umowy — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;
• 10 lat/ 3 lata— w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• 1 rok — w odniesieniu do danych osobowych, które zostały zebrane w związku ze skierowaniem oferty, a jednocześnie nie doszło do niezwłocznego zawarcia umowy;
• 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego;
• do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
• do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub do celów marketingowych;
• do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.

3. Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdego zdarzenia wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala nam sprawniej zarządzać tych procesem. Oczywiście, w przypadku skorzystania przez Pana/Panią z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie.

8. Informacja o przysługujących prawach

1. Uprzejmie informujemy, że przysługują Panu/Pani następujące prawa

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
• prawo do żądania usunięcia swoich danych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych – może Pan/Pani żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Państwa danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych działań, jeżeli Pana/Pani zdaniem mamy nieprawidłowe dane lub przetwarzamy je bezpodstawnie;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy prawa;
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

2. W celu wykonania swoich praw proszę skierować swoje żądanie:

• pod adres e-mail: biuro@flowday.pl lub
• zadzwonić pod numer: 517238082/ 531989101 lub
• udać się do siedziby naszego biura pod adres: ul. Piątkowska 84e/1, 60-649 Poznań

3. Przed realizacją ww. uprawnień będziemy musieli odpowiednio Państwa zidentyfikować, aby upewnić się, kto jest nadawcą żądania.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie. Treść zapytania, która jest przesyłana za pośrednictwem formularza kontaktowego, nie podlega ocenie przez system informatyczny.

10. Informacja o dobrowolności podania danych

1. Podanie przez Pana/Panią danych jest dobrowolne. Jednakże w celu umożliwienia zawarcia i realizacji umowy podanie określonych danych osobowych jest konieczne, np.:
2. a) abyśmy mogli przedstawić Panu/Pani naszą ofertę, konieczne jest podanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mail;
3. b) abyśmy mogli wystawić Panu/Pani fakturę za usługi, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym, a zatem imienia i nazwiska lub firmy, adresu zamieszkania lub adresu siedziby, numeru NIP — bez tego nie jesteśmy w stanie prawidłowo wystawić faktury;
4. c) abyśmy mogli się skontaktować z Panem/Panią telefonicznie w sprawach związanych z realizacją umowy, konieczne jest podanie numeru telefonu.

11. Postanowienia końcowe

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy  z zakresu ochrony danych osobowych.
2. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.

[1] rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).